He estado en ambos tipos de reuniones - los que son más productivos y aquellos en los que me gustaría poder haber conseguido ese momento en mi vida. Hay una empresa que trabajaba, en particular, donde cada reunión parecía un desperdicio de tiempo honesto. Si el jefe hizo algunos cambios fundamentales, podría haber corregido los problemas. Los siguientes consejos son formas de evitar las reuniones improductivas y para ayudar a mantener las cosas bajo control.
1. Tienen una agenda
Una de las cosas más importantes a tener en las reuniones es un programa . El elemento que estaba ausente de las reuniones con la empresa que te decía era sobre un orden del día.Agendas realmente son grandes maneras de mantener reuniones en la pista. Que permitirá a los asistentes conocer cuál es el objetivo, para que asistan, ¿cuánto tiempo durará la reunión, la ubicación, las cosas para prepararse para, todos los elementos necesarios, etc También pueden dar un plazo para que los elementos que necesitan ser discutidas. Agendas son ideales para tomar notas y llevar un registro. Enviando un correo electrónico o distribuir un programa es una gran manera de conseguir los asistentes prepared.The plantillas gratuitas que ofrece el Programa Vertex42 le da un formato para sus reuniones, al tiempo que permite la flexibilidad para adaptarlo a sus necesidades. En la actualidad, hay dos formatos disponibles: Comité de Negocios y. Que el usuario realmente puede editar el formulario para cualquier reunión que va a necesitar. Las plantillas son útiles ya que tienen una forma estructurada para servir como un recordatorio de su lugar de alguien que necesita para hacerlo ellos mismos desde cero. También podrá elegir entre un formato de tabla o esquema.
2. Mantener conversaciones productivas
A todos nos gusta pasar un buen rato y no hay nada de malo en visitar a la gente sobre otras cosas, pero si usted necesita para mantener el rumbo y no tienen mucho tiempo, asegúrese de mantener la conversación productiva. Cuando digo productiva, es decir se centra en los puntos que necesitan ser discutidos en el orden del día.
3. Cumplimiento del objetivo o propósito
La hora de planificar sus reuniones en cuenta su utilidad y propósito. En este mismo sentido, piensa en cuántas veces usted realmente necesita para tener reuniones. Por ejemplo, si usted está teniendo reuniones cada semana y hablar de las mismas cosas, porque usted está teniendo reuniones con demasiada frecuencia, el resultado podría ser que las reuniones a ser redundante y no lograr nada. Tener una razón para estar allí. Si una vez al mes o una vez cada tres meses de obras, que así sea.
4. Un buen tiempo para la reunión
El tiempo es importante y puede ser muy útil. Si la reunión se inicia a primera hora de la mañana, la gente podría ser tarde. Si lo haces demasiado temprano en la tarde, la gente aún puede estar sintiendo los efectos del almuerzo. Algunas veces son efectivas las 9:00 o 10:00 por la mañana o entre las 2:00-4:00 de la tarde.
5. Ubicación, ubicación, ubicación
Un lugar de reunión es muy importante. El tamaño, la configuración, y el monto de la privacidad son todas las cosas a considerar. Escoger áreas que se sienta cómodo y fomentar la conversación. Si usted tiene un puñado de personas, una sala de reuniones grandes, probablemente no es la mejor ubicación. Si lo tienes en una zona donde otras actividades están en marcha, lo que podría ser difícil mantener la concentración o escuchar a los que están hablando.
6. Controle el tiempo
Si el tiempo es importante para sus reuniones y que usted, por ejemplo, a una hora programada fuera de él, entonces podría ser importante para establecer límites de tiempo en su agenda para no ir más allá del tiempo asignado. Otros que tienen horarios muy ocupados agradecerán el que hace esto.
7. Objetivos de la reunión
En la preparación de las reuniones, es importante tener metas para acompañarlos. ¿Por qué te encuentro en el primer lugar? ¿Por qué has colocado los elementos de la agenda. Lo que se logrará al final de la reunión? Algo ha mejorado debido a esto? ¿Simplemente que la reunión debido a que son las expectativas de la empresa o hay un propósito real para ella?Mantener algunas de estas cosas en mente.
8. Formularios de correo electrónico y otros medios de comunicación
Si es apropiado para enviar los asuntos de negocios a través de correo electrónico u otro medio de comunicación, que es otra manera de ser eficiente sin necesidad de convocar una reunión. A veces esto es una gran manera de ponerse en contacto con el grupo o individuo, sin pasar por las molestias de tener una reunión. Esto también se puede tomar menos de tiempo para todos, que se aprecien. ¿Es necesario para satisfacer incluso en persona? ¿Qué pasa si usted tiene oficinas satélites? ¿Es necesario para que los empleados de viaje para asistir en el gas tendría que ser reembolsado? La tecnología es tal en estos días que a menudo puede comunicarse de manera efectiva sin siquiera reunirse en la misma habitación.
9. Los elementos de acción y los minutos
Si ha establecido ciertos objetivos o elementos para discutir su próxima reunión, tal vez una sección para anotar los puntos de acción sería apropiada. Este será un útil recordatorio para los asistentes. Si alguien es nombrado para tomar notas, puede ser una buena idea al correo electrónico del acta a los asistentes y cualquier otra persona que debe saber lo que se discutió. Incluso si los empleados no leen más de los minutos, que puede ser un registro útil de referencia.
10. Que sea agradable o divertido
Esto es algo importante para el equilibrio con todo lo demás. Si bien es importante para asegurar que las cosas sean productivos, es también una buena idea tener un ambiente positivo donde la gente se sienta cómoda. Esto puede crear una mayor sinergia, así como una reunión más productiva en general. La gente está motivada cuando se sienten importaba.
Las reuniones pueden ser muy útiles maneras de hacer las cosas, si se hace adecuadamente.La aplicación de estos pasos pueden ayudar a hacer una diferencia, ya lo verás.
¿Y usted? ¿Tiene experiencias para bien o para mal, cuando asisten a reuniones de negocios? Si es así, por favor, compartir.
